Pilar Ortiz Vida-Abarca
Con base en mi trayectoria como abogada corporativa, he constatado que la elaboración de políticas internas trasciende el mero cumplimiento normativo. Su verdadero propósito radica en convertirse en instrumentos estratégicos de control y buen gobierno, indispensables para garantizar la sostenibilidad y el éxito de las organizaciones. No obstante, con frecuencia he observado que la falta de planificación adecuada en su diseño y gestión compromete significativamente su eficacia y aplicabilidad.
Durante mi trayectoria profesional en un grupo de entidades de pago, las exigencias regulatorias requerían la elaboración constante de nuevas políticas. Al analizar este conjunto de documentos, identifiqué redundancias y una complejidad excesiva que limitaban su efectividad. En muchos casos, las políticas podrían haberse simplificado mediante su conversión en procedimientos específicos, o bien, integrarse de manera estructurada en una política general coherente y funcional.
Asimismo, identifiqué que la implementación y el seguimiento de estas políticas presentaban deficiencias recurrentes. Los responsables solían centrarse exclusivamente en cumplir con el requisito inicial de su redacción, mientras que su ejecución y supervisión posterior eran frecuentemente desatendidas. Esta situación puso de manifiesto la ausencia de un enfoque estratégico que integrara las políticas en la cultura organizacional y las alineara con los objetivos empresariales.
A partir de este análisis, desarrollé un modelo práctico para la gestión eficiente de políticas corporativas. A continuación, presento las claves de este enfoque, diseñado para optimizar su efectividad y garantizar su coherencia con la operativa y necesidades reales de las organizaciones:
1. Identificar la Necesidad de la Política
Antes de redactar cualquier política, es crucial responder dos preguntas: ¿Por qué es necesaria esta política? ¿Qué problema resolverá o qué objetivo busca cumplir? Además, se debe definir claramente el ámbito de aplicación, identificando qué áreas, departamentos o empleados se verán involucrados.
2. Definir un Objetivo Claro
Toda política debe incluir una declaración de propósito clara y específica. Por ejemplo: “Garantizar un ambiente laboral seguro y libre de discriminación para todos los empleados”. Esto ayuda a que todos los implicados comprendan su importancia y finalidad.
3. Garantizar el Cumplimiento Normativo
La investigación previa es fundamental. Analiza las normativas legales aplicables y consulta con expertos para asegurar que la política cumple con los requisitos del sector.
4. Diseñar una Estructura Clara y Funcional
Para que una política sea eficaz, debe ser comprensible para todos los empleados.
Un esquema sugerido incluye:
- Título: Un nombre claro y directo.
- Propósito y Alcance: Breve explicación del objetivo y los destinatarios.
- Definiciones: Aclaración de términos técnicos, si es necesario.
- Lineamientos: Normas concretas, fáciles de aplicar.
- Roles y Responsabilidades: Asignación de tareas específicas.
- Procedimientos: Guía práctica para su implementación.
- Cumplimiento y Consecuencias: Acciones a tomar en caso de incumplimiento.
- Revisión y Actualización: Frecuencia con la que se evaluará y ajustará.
5. Redacción Clara y Concisa
Un lenguaje sencillo y directo es esencial para asegurar que la política sea comprensible, independientemente del nivel jerárquico del lector.
6. Consulta y Validación
Involucra a los líderes clave y solicita feedback de los empleados para garantizar que la política sea práctica, relevante y aceptada.
7. Comunicación y Capacitación
Una vez finalizada, la política debe comunicarse de manera efectiva, utilizando canales accesibles. Además, es imprescindible capacitar a los empleados para asegurar su correcta implementación.
8. Monitoreo y Revisión Continua
Las políticas no son estáticas; deben evaluarse periódicamente mediante métricas que midan su efectividad. Esto permite detectar deficiencias y realizar ajustes oportunos.
Conclusión
Una buena política no solo debe cumplir con los requisitos legales, sino también integrarse en la cultura y los objetivos de la organización. Diseñarlas y gestionarlas de manera estratégica garantiza no solo su cumplimiento, sino también su impacto positivo en la empresa. Un enfoque práctico y estructurado es la clave para transformar las políticas en herramientas de valor real.
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